bubbles slider

bulbimage

Transformation - så säkerställer du en framgångsrik start

Att driva igenom en transformation och radikalt ändra hur ett företag arbetar är ansträngande, svårt och kostar både tid och pengar. Samtidigt kan det ibland vara nödvändigt för ett företags framgång, och till och med överlevnad. Så ska man väl göra en transformation, då gäller det att skapa bästa förutsättningarna för att lyckas.

Börja från början
Ta den tid som krävs för att planera transformationen så att den sen kan genomföras effektivt och ge önskat resultat. För en vd och ledningsgrupp som ser hur marknaden förändras snabbt är det lockande att starta transformationen även om inte alla delarna av planeringen är helt på plats – det skulle ju vara så bra att komma igång, skapa momentum och sen kan man väl korrigera riktningen under resans gång om det behövs. Gör inte det - ett sådant angreppsätt är nästan en garanti för att missa målen och spendera mer än planerat. Dela istället upp arbetet med planeringen och se till att du går igenom de 5 viktigaste stegen.

1) Definiera startpunkten
Det räcker inte med att ha en magkänsla av vad som är de viktigaste utmaningarna, du behöver också göra en noggrann faktabaserad analys av nuläget. Om t.ex. kostnaderna är för höga så se till att förstå vilka produkter, processer och avdelningar som genererar mest kostnader, hur de utvecklats över tid, och vad som driver dem. Eftersom man under transformationen många gånger kommer att vilja återkoppla till startpunkten för att följa upp resultat är det viktigt att veta exakt var man började.

2) Ta fram en enkel och tydlig plan
Börja med att identifera vilka åtgärder som skall drivas igenom i transformationen, och förklara sedan hur de hänger ihop och tillsammans skapar en logisk helhet. Om helheten saknas finns det risk att man får en bukett av projekt som drivs isolerat och inte i tillräckligt hög grad bidrar till att uppnå de övergripande målen.

Prioritera det viktigaste och beskriv de 3 – 7 mest centrala åtgärderna och hur de hänger ihop. Det handlar inte om att redovisa en detaljerad projektplan, utan att på ett enkelt och tydligt sätt förklara varför man genomför åtgärderna och hur de möjliggör och kompletterar varandra.

3) Se till att ha budget, och en buffert för oförutsedda utgifter
Det kostar pengar att spara pengar. För att inte fastna i diskussioner om projektbudget halvvägs in i transformationen gäller det att säkra finansiering i planeringsfasen. Utmaningen här är att du behöver presentera en tillräckligt attraktiv tidplan och budget för att få buy-in från ledningen / styrelsen, samtidigt som erfarenheten säger att stora komplexa projekt som en transformation aldrig kostar mindre eller går snabbare än vad det var tänkt. Det kan i praktiken alltså bara gå sämre. Därför är det extremt viktigt att bygga in en buffert för oförutsedda kostnader. Bufferten bör vara 10 % - 25 % av totala projektbudgeten.

4) Involvera rätt personer
En transformation är motsatsen till en one-man-show. Många personer behöver vara med, och de måste ha rätt kompetens, position och attityd. Det börjar på toppen, ledningen måste uttrycka sitt stöd för transformationen och visa att de verkligen menar vad de säger genom att låta nyckelpersoner lägga tillräckligt mycket tid på att arbeta i transformationen.

För att det operativa arbetet med business transformation skall kunna drivas effektivt och nå resultat så ska de personer som är ansvariga för de berörda verksamheterna även vara ansvariga för resultathemtagningen. Det betyder t.ex. att CFO är ytterst ansvarig för projekt som syftar till att optimera processerna för finansiell rapportering, medan CIO (eller CTO) är ytterst ansvarig för implementering av nytt IT-system, även om de delegerar den operativa projektledningen till dedikerade projektledare.

5) Skapa en berättelse
För att organisationen ska acceptera de förändringar som kommer med transformationen behöver man enas om problemen i nuläget, och samlas kring en vision av hur det skall bli bättre i framtiden. Problembeskrivningarna skall vara konkreta och enkla att förstå, t.ex.
- vi har högre driftskostnader än våra konkurrenter, vilket inte är hållbart
- våra interna processer missar slutkundsperspektivet, och kundnöjdheten har gått ned 3 år i rad
- vi har inte den kompetens som krävs för att vinna på morgondagens marknad

Visionen om framtiden skall engagera och vara något för hela organisationen att sträva efter. Det är en balansgång mellan att å ena sidan sikta högt mot inspirerande mål, och att å andra sidan vara realistisk och sätta mål som organisationen har möjlighet att uppnå. Rätt formulerad hjälper visionen medarbetarna att förstå varför det är nödvändigt att transformera verksamheten, hur de planerade åtgärderna kommer att leda till rätt resultat, och att den framtida målbilden är värd att kämpa för.

Varje transformation har sina unika förutsättningar och det finns inget heltäckande standardkoncept som passar alla. Men om du i planeringsfasen arbetar igenom de 5 delarna ovan så har du rejält ökat dina chanser att lyckas med din transformation och även skapat en bra struktur att bygga vidare på i det fortsatta arbetet.

Cirkulär ekonomi som konkurrensfördel

Cirkulär ekonomi som konkurrensfördel

Företag behöver ställa om sina verksamheter för att möta omvärldens krav på hållbarhet är en fråga som snabbt fått hög prioritet hos företagsledare oberoende av bransch. Cirkulär ekonomi är ett arbetssätt som sätter hållbarhet och miljö i fokus, utan att prioritera ner kundvärdet och företagets lönsamhet.

Ett år med GDPR – vad bör företagen fokusera på framåt?

Ett år med GDPR – vad bör företagen fokusera på framåt?

Svenska bolag kommer fortsätta att lägga stora summor på arbetet med GDPR och bör prioritera sitt fortsatta arbete för att få ut det mesta av de resurser som läggs ner. Vi ger vår syn på vad som bör ligga i fokus.

Storbankernas vägval i en digital värld

Storbankernas vägval i en digital värld

Digitalisering, automation, AI och byggandet av ekosystem med samarbetande partners är fokusområden inom banksektorn, men de traditionella bankerna behöver också se över vilken strategi de ska ha för att säkra långsiktig överlevnad.